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Segunda-feira, 17 de junho de 2024
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Como tornar as reuniões com seu chefe mais produtivas? Nesta edição, trago dicas para se preparar melhor e fazer desse momento uma oportunidade de crescimento.
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Gabriela Bonin
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Jornalista pela USP (Universidade de São Paulo), trabalha na editoria de Newsletter.
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Otimize as reuniões com seu chefe
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Você pode estar em início de carreira, em um novo emprego ou já acumular alguns anos de função. Se você é subordinado a alguém, reuniões individuais com seu chefe devem fazer parte de sua rotina.
Mas será que você sabe tirar proveito desses momentos? Provavelmente, não. Em geral, profissionais abordam apenas tópicos que acreditam ser esperados deles, como o andamento de projetos que estão tocando.
↳ É o que revela uma pesquisa de Steven Rogelberg, professor da Universidade da Carolina do Norte (EUA) que estuda ciência organizacional e gestão.
Ainda de acordo com a pesquisa, reuniões são mais produtivas quando estão focadas no funcionário —em suas necessidades, preocupações e esperanças— e não apenas no que está na mente do gestor.
"Toda vez que você está junto com uma liderança é uma oportunidade de mostrar seu talento, fazer perguntas estratégicas, tirar suas dúvidas, crescer e se desenvolver profissionalmente", diz Ana Letícia Magá, mentora de carreira.
Como, então, aproveitar melhor essas reuniões individuais, também conhecidas como "one-on-one"?
Para começar: entenda que há tipos diferentes de reunião, cada uma com um objetivo. De acordo com Magá, são três:
1. Reunião de acompanhamento ou "follow-up". É um alinhamento periódico sobre as tarefas que você está tocando. Nela, você conta como está seu trabalho, quais projetos estão com você e quais os resultados deles.
2. Reunião de feedback. Pode ser convocada pelo chefe ou pelo funcionário para falar de questões do dia a dia da empresa. "Você ouve uma opinião sobre seu trabalho ou dá uma opinião sobre o trabalho da empresa ou o projeto que está tocando", explica a mentora.
3. Reunião de análise de desempenho. É feita pela liderança para falar sobre seu trabalho. Nela, o gestor vai fazer uma avaliação da sua performance, pode lhe chamar a atenção para algum ponto de desenvolvimento e, até, anunciar uma promoção.
↳ Por que feedback e análise de desempenho são diferentes?
A primeira reunião tem um espaço mais aberto para os dois (funcionário e chefe) colocarem seus pontos e construirem soluções juntos. Já a segunda é só sobre você, funcionário. "As pessoas costumam misturar análise de desempenho com feedback e vira a reunião de lavação de roupa suja", diz Magá.
❌ Se você não tem reuniões bem definidas com sua liderança, mas sente que há abertura, pode propor um cronograma.
- Exemplo: duas reuniões de acompanhamento por semana, uma de feedback a cada 15 dias e uma de análise de desempenho a cada trimestre ou semestre, propõe Magá.
Por que é tão importante diferenciar as reuniões? Para separar os assuntos e ter consciência do objetivo de cada uma delas.
E é aí que entramos na primeira dica para otimizar conversas com seu chefe: saiba o que você precisa. Você não pode atender às suas necessidades se não souber quais são.
O próximo passo é se preparar corretamente para as reuniões. "Nuncá vá para uma reunião desavisado. Entenda o objetivo dela e se organize para torná-la produtiva", orienta Magá.
↳ Como se preparar? A mentora de carreira orienta uma estrutura em quatro passos: constatação, análise, recomendação e plano de ação. Abaixo, um exemplo para ilustrar:
Sua área está lidando com falhas de comunicação com outro setor e você precisa comunicar isso para seu chefe. O que vai dizer na reunião:
- Estamos com um problema de comunicação com o setor comercial ⭢ constatação;
- Acredito que essa falha esteja acontecendo porque não temos reuniões de alinhamento periódicas ⭢ análise;
- Minha sugestão é que a gente comece a se reunir toda segunda-feira ⭢ recomendação;
- Podemos começar na semana que vem ⭢ plano de ação.
Essa divisão pode ser usada para estruturar seu pensamento antes de qualquer reunião e ajuda a evoluir da reclamação para a resolução, explica Magá.
Por fim, seja curioso e ouça os conselhos ou sugestões de seu gestor. Envolver-se ativamente nas reuniões, fazendo perguntas e expressando seus pensamentos faz delas um momento mais produtivo, segundo a pesquisa de Rogelberg, assim como refletir e tentar aprender com o que está sendo dito.
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Conselhos de CEO
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Profissionais em cargos executivos dão dicas para quem está em início de carreira
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Estanislau Bassols, 48, CEO da Cielo
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Sobre ele: Estanislau Bassols é CEO da Cielo, empresa de serviços financeiros, desde setembro de 2022. Com 16 anos de experiência executiva, foi presidente da Mastercard no Brasil, CEO da Sky, CEO da VR Benefícios e esteve à frente de diferentes áreas na Telefônica-Vivo.
Meu primeiro emprego... Foi na Siemens quando estava no terceiro ano da faculdade, era responsável por vendas e implementação de projetos. Desde o início, trabalhei em iniciativas que envolviam grandes times.
O que eu faria diferente... Buscaria me preocupar menos e, assim, teria ainda mais autenticidade. Um dos principais aprendizados que tive foi que ser maduro é entender o impacto que você causa nos outros e como as pessoas influenciam suas decisões. Esse autoconhecimento é o caminho para decisões alinhadas a seus propósitos e ao que você é.
Uma habilidade essencial... Entender que é sobre pessoas, não sobre coisas. Por exemplo: dar feedback empático e assertivo. Quem trabalha comigo já ouviu muito a frase: "a distância entre 2 pessoas não é uma reta". Ou seja, um bom profissional, especialmente um bom líder, se comunica de forma a mostrar de forma clara e objetiva os pontos fortes e a melhorar, sem desconsiderar os desafios e as dores de quem está recebendo o feedback.
Um conselho para jovens profissionais... Encontre a atividade em que você é excelente e que casa com seu propósito. Coloque muito esforço, estudo e apoio para melhorar muito nela. E como tudo é sobre pessoas, cerque-se delas sempre, em especial, quando tiver menos tempo.
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🎯 Dica de carreira
Orientações para seu desenvolvimento pessoal e profissional
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Ainda sobre reuniões, como fazer uma liderança te ouvir? Veja duas dicas:
1. Traga fatos, dados e evidências que comprovem o que você quer falar.
É muito comum que profissionais cheguem só com a ideia, falando "eu acho que…", "eu sinto que…". Líderes trabalham com objetividade. É importante apresentar o problema com informações que amparem seu discurso.
2. Prepare-se para possíveis questionamentos que a liderança pode fazer.
Pense em contra-argumentos e use o respaldo de outros projetos feitos na empresa ou problemas similares que foram resolvidos.
*As dicas são de Lilian Cidreira, especialista em carreiras e professora na ESPM (Escola Superior de Propaganda e Marketing).
Leia mais sobre reuniões de trabalho aqui.
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